Cách làm phiếu CA sản phẩm: quy trình 6 bước và thời hạn 12 tháng

Làm phiếu CA sản phẩm là gửi mẫu tới phòng kiểm nghiệm đủ tư cách pháp lý để lấy phiếu kết quả phân tích từng chỉ tiêu. Quy trình gồm 6 bước, thường mất 5–10 ngày làm việc, và phiếu chỉ dùng được cho hồ sơ công bố khi còn trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp. Bài này đi qua đủ 6 bước, cách chọn phòng kiểm nghiệm, các mốc thời gian và những lỗi khiến phiếu bị trả lại.

Phiếu CA sản phẩm là gì?

Phiếu CA (CoA – Certificate of Analysis) là phiếu kết quả kiểm nghiệm do phòng kiểm nghiệm cấp, ghi số đo thực tế của từng chỉ tiêu trên mẫu sản phẩm mà doanh nghiệp gửi tới, kèm phương pháp thử đã dùng. Tiếng Việt thường gọi là bảng phân tích thành phần sản phẩm hoặc phiếu kết quả thử nghiệm.

Điểm phân biệt quan trọng nhất: phiếu CA báo con số, không chỉ báo “đạt”. Nếu bạn cần hiểu kỹ cấu trúc từng dòng trên phiếu và cách đọc kết quả, xem bài CA là gì? Bảng phân tích thành phần sản phẩm. Nếu bạn đang lẫn giữa CA với CO và CQ trong bộ chứng từ, xem bài Phân biệt CA (CoA), CO và CQ. Bài dưới đây tập trung vào phần thực hành: làm phiếu CA như thế nào.

Khi nào doanh nghiệp phải làm phiếu CA?

• Làm hồ sơ tự công bố sản phẩm hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm.
• Phiếu CA cũ đã quá 12 tháng, hồ sơ cần nộp lại hoặc bị hậu kiểm.
• Đổi công thức, đổi nhà cung cấp nguyên liệu, đổi nhà máy gia công.
• Đổi tên thương mại hoặc đổi quy cách đóng gói của sản phẩm.
• Đưa hàng vào siêu thị, chuỗi phân phối, sàn thương mại điện tử theo yêu cầu của bên mua.
• Kiểm nghiệm định kỳ để tự kiểm soát chất lượng theo kế hoạch nội bộ.
• Xuất khẩu, khi nước nhập khẩu hoặc nhà nhập khẩu yêu cầu chứng từ phân tích.

Quy trình làm phiếu CA sản phẩm: 6 bước

Bước 1–2: xác định nhóm sản phẩm và xây dựng chỉ tiêu

Đây là bước quyết định cả bộ hồ sơ, nhưng lại là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua vì nghĩ “cứ gửi mẫu rồi phòng kiểm nghiệm tự biết”. Thực tế phòng kiểm nghiệm chỉ thử đúng những chỉ tiêu bạn yêu cầu và thu phí theo chỉ tiêu, họ không có nghĩa vụ đoán xem hồ sơ của bạn cần gì.

Bộ chỉ tiêu phụ thuộc vào nhóm sản phẩm: nước giải khát, bánh kẹo, thịt chế biến, thuỷ sản, phụ gia, bao bì tiếp xúc thực phẩm… mỗi nhóm có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia riêng. Khi nhóm sản phẩm chưa có quy chuẩn tương ứng, doanh nghiệp tự xây dựng chỉ tiêu theo tiêu chuẩn cơ sở và phải giải trình được căn cứ. Thông thường một bộ chỉ tiêu gồm ba nhóm: chỉ tiêu chất lượng chủ yếu, chỉ tiêu vi sinh vật, và chỉ tiêu an toàn (kim loại nặng, độc tố vi nấm, dư lượng).

Bước 3–4: chuẩn bị mẫu và gửi mẫu

Mẫu gửi đi phải là sản phẩm thành phẩm, nguyên bao gói như hàng sẽ bán ra thị trường, không phải bán thành phẩm hay mẫu thử nghiệm trong xưởng. Khối lượng mẫu tuỳ chỉ tiêu, nhưng nguyên tắc chung là gửi dư hơn mức tối thiểu để phòng kiểm nghiệm còn mẫu lưu khi cần thử lại.

Trên phiếu yêu cầu kiểm nghiệm, hãy khai đúng tên thương mại sẽ in trên nhãn và đúng tên pháp nhân sẽ đứng tên trên bản tự công bố. Đây là chỗ sai nhiều nhất trong thực tế hồ sơ FOTEKCO xử lý: doanh nghiệp gửi mẫu bằng tên gọi nội bộ, sau đó marketing đổi tên sản phẩm, thế là phiếu CA không khớp nhãn và hồ sơ bị trả lại.

Bước 5–6: nhận phiếu và soát lại

Khi nhận phiếu, soát theo thứ tự: tên phòng kiểm nghiệm và mã công nhận, tên tổ chức gửi mẫu, tên mẫu, lô và ngày sản xuất, ngày nhận mẫu, ngày trả kết quả, đủ chỉ tiêu đã yêu cầu, có cột phương pháp thử, có chữ ký và dấu. Phiếu có sai sót thông tin hành chính thường được phòng kiểm nghiệm chỉnh và cấp lại nhanh — miễn là bạn phát hiện sớm, không phải lúc hồ sơ đã nộp.

Chọn phòng kiểm nghiệm thế nào cho hợp lệ?

Theo Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, phiếu kết quả kiểm nghiệm dùng cho hồ sơ tự công bố phải do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận phù hợp ISO/IEC 17025 cấp. Ở Việt Nam, phòng được công nhận ISO/IEC 17025 thường có mã VILAS do Văn phòng Công nhận Chất lượng (BoA) cấp.

Ba điều cần kiểm tra trước khi gửi mẫu:

• Phòng có mã VILAS hoặc quyết định chỉ định còn hiệu lực hay không. Mã và thời hạn tra được trên trang công bố của tổ chức công nhận.
• Chỉ tiêu bạn cần có nằm trong phạm vi được công nhận hay không. Đây là điểm hay bị bỏ sót: một phòng có ISO/IEC 17025 không có nghĩa là mọi chỉ tiêu của phòng đó đều nằm trong phạm vi công nhận. Phạm vi được ghi rõ trong danh mục kèm theo chứng chỉ.
• Phòng có nhận thầu phụ chỉ tiêu không. Nếu một vài chỉ tiêu được chuyển sang phòng khác thử, phiếu phải ghi rõ, và phòng nhận thầu phụ cũng phải đủ tư cách.

Phiếu do phòng thử nghiệm nội bộ của nhà máy cấp, hoặc phiếu chỉ ghi “sản phẩm đạt tiêu chuẩn” mà không có số đo từng chỉ tiêu, không dùng được cho hồ sơ công bố.

Làm phiếu CA mất bao lâu?

Thời gian trả kết quả phụ thuộc vào bộ chỉ tiêu, không phụ thuộc vào loại sản phẩm. Mốc thường gặp tại các phòng kiểm nghiệm ở Việt Nam:

• Chỉ tiêu hoá lý (độ ẩm, đạm, béo, đường, muối, pH…): khoảng 3–5 ngày làm việc.
• Chỉ tiêu vi sinh vật (tổng vi sinh vật hiếu khí, Coliforms, E. coli, Salmonella…): 5–7 ngày làm việc, vì phải nuôi cấy đủ thời gian, không rút ngắn được.
• Kim loại nặng, độc tố vi nấm, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật: 5–10 ngày làm việc.
• Một bộ chỉ tiêu đầy đủ cho hồ sơ tự công bố: thường 5–10 ngày làm việc kể từ ngày phòng nhận mẫu.

Nhiều phòng có dịch vụ trả nhanh, nhưng chỉ tiêu vi sinh vẫn bị giới hạn bởi thời gian nuôi cấy. Vì vậy khi lên kế hoạch ra mắt sản phẩm, nên tính ngược: ngày bán hàng dự kiến trừ đi thời gian công bố, trừ tiếp 7–10 ngày kiểm nghiệm. Xem thêm bài Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm là bao lâu?.

Phiếu CA sản phẩm có thời hạn bao lâu?

Phiếu kết quả kiểm nghiệm dùng cho hồ sơ tự công bố phải trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP). Hai điểm hay hiểu sai:

• Mốc tính là ngày nộp hồ sơ, không phải ngày sản xuất lô hàng. Phiếu cấp tháng 1 thì tới tháng 1 năm sau là hết dùng được cho hồ sơ mới, dù sản phẩm vẫn đang bán bình thường.
• 12 tháng là thời hạn của phiếu, không phải thời hạn của bản tự công bố. Bản tự công bố theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP không ghi thời điểm hết hiệu lực. Nhiều bài trên mạng vẫn dẫn mức “3 năm / 5 năm” theo Nghị định 38/2012/NĐ-CP — nghị định này đã hết hiệu lực, con số đó không còn áp dụng.

Tình trạng pháp lý năm 2026: Nghị định 46/2026/NĐ-CP (ban hành 26/01/2026, dự kiến thay thế Nghị định 15/2018/NĐ-CP) đã bị tạm ngưng hiệu lực theo Nghị quyết 15/2026/NQ-CP ngày 06/4/2026, cho tới khi Luật An toàn thực phẩm sửa đổi và nghị định hướng dẫn có hiệu lực. Trong thời gian này, Nghị định 15/2018/NĐ-CP tiếp tục được áp dụng, nên mốc 12 tháng vẫn giữ nguyên.

Cần chuẩn bị gì trước khi gửi mẫu?

• Mẫu sản phẩm nguyên bao gói, đủ số lượng theo yêu cầu của phòng kiểm nghiệm, còn hạn sử dụng.
• Thông tin pháp nhân: tên, địa chỉ, mã số thuế đúng như sẽ ghi trên bản tự công bố.
• Tên sản phẩm đúng như sẽ in trên nhãn, kể cả phần mô tả đi kèm.
• Thông tin lô: số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, quy cách đóng gói.
• Thành phần và quy trình sản xuất tóm tắt, để làm căn cứ chọn chỉ tiêu.
• Danh sách chỉ tiêu đã chốt, kèm quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn áp dụng.

7 lỗi khiến phiếu CA bị trả lại

Tổng hợp từ các hồ sơ FOTEKCO đã xử lý, đây là những lỗi làm doanh nghiệp phải gửi mẫu lại hoặc bị trả hồ sơ:

1. Tên sản phẩm trên phiếu không trùng tên trên nhãn. Lỗi phổ biến nhất, thường do đổi tên thương mại sau khi đã gửi mẫu.
2. Tên tổ chức gửi mẫu không trùng pháp nhân đứng tên công bố. Hay gặp khi nhà máy gia công đứng gửi mẫu thay cho chủ sở hữu sản phẩm.
3. Thiếu chỉ tiêu so với quy chuẩn áp dụng. Gửi mẫu trước khi xây dựng chỉ tiêu nên thử thiếu, phải gửi mẫu lần hai.
4. Phiếu quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
5. Phòng kiểm nghiệm không đủ tư cách, hoặc chỉ tiêu nằm ngoài phạm vi được công nhận.
6. Chỉ tiêu ghi “không phát hiện” nhưng thiếu giới hạn phát hiện. Phiếu phải ghi kèm mức LOD của phương pháp, nếu không người đọc không biết phép đo nhạy tới đâu.
7. Bỏ trống cột phương pháp thử, hoặc phiếu chỉ ghi kết luận “đạt” mà không có số đo từng chỉ tiêu.

Hỏi đáp về phiếu CA sản phẩm

Phiếu CA và phiếu kết quả kiểm nghiệm có khác nhau không?

Không khác. “Phiếu CA”, “CoA”, “bảng phân tích thành phần sản phẩm” và “phiếu kết quả kiểm nghiệm” đều chỉ cùng một loại chứng từ: văn bản do phòng kiểm nghiệm phát hành, ghi kết quả đo từng chỉ tiêu của một mẫu cụ thể.

Một phiếu CA dùng được cho nhiều sản phẩm không?

Không. Phiếu gắn với một mẫu cụ thể, nên mỗi sản phẩm cần phiếu riêng. Sản phẩm cùng công thức nhưng khác quy cách đóng gói thường vẫn dùng chung được, còn khác công thức hoặc khác thành phần thì phải kiểm nghiệm riêng.

Sản phẩm nhập khẩu đã có CoA của nhà sản xuất nước ngoài thì có phải kiểm nghiệm lại không?

Tuỳ nội dung phiếu. CoA của nhà sản xuất nước ngoài thường chỉ có chỉ tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn của họ, thiếu các chỉ tiêu an toàn theo quy chuẩn Việt Nam, và nhiều trường hợp do phòng nội bộ của nhà máy cấp nên không đủ tư cách. Khi đó vẫn phải kiểm nghiệm tại phòng đủ điều kiện ở Việt Nam.

Phiếu CA bị sai tên công ty thì xử lý thế nào?

Liên hệ ngay phòng kiểm nghiệm để xin cấp lại phiếu đúng thông tin. Sai sót hành chính thường được chỉnh mà không phải thử lại mẫu, nhưng mỗi phòng có quy định riêng về thời hạn được yêu cầu chỉnh sửa, nên xử lý càng sớm càng đỡ.

Làm mất bản gốc phiếu CA có xin lại được không?

Được, phòng kiểm nghiệm lưu hồ sơ kết quả trong một thời gian nhất định và có thể cấp lại bản sao. Khi liên hệ, chuẩn bị sẵn số phiếu, tên mẫu và ngày trả kết quả để phòng tra nhanh.

Phiếu CA có bắt buộc cho hàng chỉ bán nội bộ không?

Sản phẩm chỉ dùng để sản xuất nội bộ hoặc chỉ để xuất khẩu, không tiêu thụ trong nước, được miễn thủ tục tự công bố nên không bắt buộc. Nhưng khi hàng được bán ra thị trường trong nước, dù số lượng nhỏ, thủ tục và phiếu CA vẫn áp dụng.

Cần hỗ trợ làm phiếu CA và hồ sơ công bố

FOTEKCO hỗ trợ doanh nghiệp từ bước khó nhất là xây dựng bộ chỉ tiêu đúng quy chuẩn cho từng nhóm sản phẩm, gửi mẫu tới phòng kiểm nghiệm đủ tư cách pháp lý, soát phiếu trước khi nộp, rồi làm tiếp hồ sơ tự công bố sản phẩm. Xem thêm dịch vụ kiểm nghiệm thực phẩm để biết cách chúng tôi chọn chỉ tiêu cho từng nhóm hàng.