Mã số mã vạch có phải gia hạn định kỳ không?

Hiện nay, hầu hết sản phẩm lưu thông trên thị trường đều sử dụng mã số mã vạch để quản lý hàng hóa, hỗ trợ bán hàng và truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp sau khi đăng ký mã số mã vạch thường chưa nắm rõ thời hạn sử dụng cũng như quy định về việc gia hạn định kỳ. Vậy mã số mã vạch có phải gia hạn không? Nếu quên gia hạn sẽ bị xử lý như thế nào? Hãy cùng tuvancongbosanpham.com tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hiệu lực của mã số mã vạch

Theo quy định tại Nghị định 132/2008/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 74/2018/NĐ-CP, giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch có thời hạn hiệu lực tối đa là 03 năm kể từ ngày cấp.

Trong thời gian này, doanh nghiệp được quyền sử dụng mã số mã vạch để quản lý, phân phối và truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo hệ thống tiêu chuẩn GS1 quốc tế. Tuy nhiên, để duy trì hiệu lực sử dụng liên tục, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp phí duy trì hàng năm theo quy định.

Nếu quá thời hạn nhưng không thực hiện gia hạn hoặc nộp phí duy trì, mã số mã vạch sẽ bị tạm ngưng hoặc thu hồi, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và lưu thông hàng hóa.

2. Mã số mã vạch có phải gia hạn định kỳ không?

Câu trả lời là có. Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện gia hạn định kỳ thông qua việc nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm.

Theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, thời hạn nộp phí duy trì chậm nhất là trước ngày 30/06 hàng năm. Mức phí duy trì sẽ phụ thuộc vào loại mã số mã vạch mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng.

Nộp phí duy trì đúng hạn giúp doanh nghiệp:

• Tiếp tục sử dụng mã số mã vạch hợp pháp
• Tránh bị khóa hoặc thu hồi mã số
• Không làm gián đoạn hoạt động bán hàng, phân phối hàng hóa
• Đảm bảo việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm được liên tục

Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định, cơ quan quản lý có quyền tạm dừng hiệu lực hoặc thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

3. Quy trình gia hạn mã số mã vạch

Khi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực hoặc sắp hết hạn, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện thủ tục gia hạn để tránh bị gián đoạn quá trình sử dụng mã số mã vạch trên sản phẩm hàng hóa. Dưới đây là quy trình 4 bước gia hạn mã số mã vạch:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gia hạn

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm:

• Công văn đề nghị cấp lại hoặc gia hạn Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch
• Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch
• Danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN
• Giấy phép đăng ký kinh doanh
• Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch đã được cấp trước đó
• Giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm người đại diện ký hồ sơ (nếu có)

Bước 2: Thực hiện nộp phí duy trì

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gia hạn Giấy chứng nhận MSMV hết hạn như tucvancongbosanpham.com đã trình bày trên đây. Doanh nghiệp tiến hành nộp phí cho thủ tục này và các khoản phí có liên quan (nếu đang nợ phí). Thông tin chuyển khoản như sau:

Bước 3: Nộp hồ sơ gia hạn

Doanh nghiệp nộp toàn bộ hồ sơ kèm chứng từ thanh toán đến Trung tâm Mã số mã vạch quốc gia để được tiếp nhận và xử lý.

Thông tin tiếp nhận hồ sơ:

• Tên đơn vị tiếp nhận: Trung tâm Mã số mã vạch quốc gia
• Địa chỉ: Số 8 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội
• Điện thoại: 0243 836 1463

Hiện nay doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp hoặc thực hiện qua hình thức trực tuyến tùy theo hướng dẫn của cơ quan quản lý.

Bước 4: Theo dõi và xử lý hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng xử lý để kịp thời bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu có yêu cầu từ cơ quan tiếp nhận.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
• Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần bổ sung hoặc điều chỉnh theo thông báo rồi nộp lại để tiếp tục xử lý.

4. Doanh nghiệp tự nộp phí có thể bị các lỗi sau:

• Nộp nhầm khoản phí duy trì MSMV
• Chuyển khoản nhưng tài khoản Trung tâm MSMV Quốc gia không nhận được phí mà doanh nghiệp đóng
• Chuyển khoản nhưng không biết ghi thế nào để Trung tâm biết được khoản phí đó là của công ty đóng, vì có rất nhiều doanh nghiệp khác cũng đóng phí.

=> Tucvancongbosanpham.com có thể đóng phí duy trì MSMV thay doanh nghiệp liên hệ Hotline: 0969 553 303 hoặc 0969 433 033

5. Mức phạt khi không gia hạn mã số mã vạch đúng hạn

Nếu doanh nghiệp không nộp phí duy trì đúng thời hạn, mã số mã vạch có thể bị tạm khóa hoặc thu hồi theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực còn có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP. Mức phạt có thể dao động từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo thời gian và mức độ vi phạm.

Một số rủi ro phổ biến khi mã số mã vạch hết hiệu lực gồm:

• Không thể lưu hành sản phẩm tại siêu thị hoặc sàn thương mại
• Gặp khó khăn trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa
• Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp
• Phát sinh chi phí cấp lại mã số mã vạch mới

Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi thời hạn hiệu lực và thực hiện gia hạn đúng quy định để tránh các rủi ro không đáng có.