Tổng hợp các câu hỏi thường gặp về mã số mã vạch 2026

Mã số mã vạch ngày càng được sử dụng phổ biến trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý hàng hóa. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc về việc đăng ký, sử dụng mã số mã vạch, mã QR, mã GLN hay cách xử lý khi có thêm sản phẩm mới.

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về mã số mã vạch cùng phần giải đáp chi tiết để doanh nghiệp dễ dàng tham khảo.

1. Hàng hóa có bắt buộc phải có mã số mã vạch không?

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không quy định tất cả hàng hóa bắt buộc phải có mã số mã vạch. Việc đăng ký và sử dụng mã số mã vạch phụ thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể chủ động sử dụng mã số mã vạch để thuận tiện hơn trong việc quản lý sản phẩm, kiểm soát hàng hóa, bán hàng, thanh toán và truy xuất thông tin.

Trong thực tế, một số hệ thống siêu thị, sàn thương mại điện tử, nhà phân phối hoặc đối tác có thể yêu cầu sản phẩm phải có mã số mã vạch trước khi đưa vào kinh doanh.

2. Sản phẩm nhập khẩu chưa có mã số mã vạch thì doanh nghiệp có được đăng ký mã tại Việt Nam không?

Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu sản phẩm từ nước ngoài về Việt Nam nhưng trên bao bì chưa có mã số mã vạch, doanh nghiệp nhập khẩu có thể đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam để sử dụng cho sản phẩm. Mã số mã vạch có thể được thể hiện trên nhãn phụ của hàng hóa. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm việc ghi và dán nhãn phụ được thực hiện đúng quy định về nhãn hàng hóa nhập khẩu.

Thông tin trên nhãn phụ phải phù hợp với nội dung trên nhãn gốc và không được làm sai lệch bản chất, nguồn gốc của sản phẩm.

3. Mã số mã vạch có thể hiện xuất xứ của hàng hóa không?

Mã số mã vạch không phải là căn cứ để xác định xuất xứ hàng hóa.

Các số đầu của mã vạch thường liên quan đến tổ chức GS1 đã cấp mã doanh nghiệp, không đồng nghĩa với việc sản phẩm được sản xuất tại quốc gia tương ứng.

Ví dụ, một sản phẩm sử dụng mã số mã vạch do GS1 Việt Nam cấp không có nghĩa sản phẩm đó chắc chắn được sản xuất tại Việt Nam.

Để xác định xuất xứ hàng hóa, người tiêu dùng và cơ quan quản lý cần căn cứ vào thông tin ghi trên nhãn, hồ sơ sản phẩm, chứng từ nhập khẩu hoặc giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

4. Doanh nghiệp Việt Nam gia công hàng cho công ty nước ngoài thì sử dụng mã vạch của Việt Nam hay nước ngoài?

Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam thực hiện gia công hoặc đóng gói sản phẩm cho một công ty nước ngoài dưới nhãn hiệu của khách hàng, việc sử dụng mã số mã vạch của Việt Nam hay nước ngoài sẽ do hai bên thỏa thuận.

Hiện không có quy định bắt buộc sản phẩm gia công tại Việt Nam phải sử dụng mã số mã vạch của Việt Nam.

Theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP ngày 21/01/2022, thủ tục xác nhận sử dụng mã số mã vạch nước ngoài đã được bãi bỏ. Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam có thể in mã số mã vạch nước ngoài trên sản phẩm gia công, đóng gói tại Việt Nam mà không cần thực hiện thủ tục xác nhận sử dụng mã nước ngoài như trước đây.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần được chủ sở hữu mã cho phép sử dụng và bảo đảm thông tin mã số mã vạch được thể hiện chính xác.

5. Công ty khác mua lại doanh nghiệp thì có được tiếp tục sử dụng mã số mã vạch cũ không?

Việc tiếp tục sử dụng mã số doanh nghiệp GS1 phụ thuộc vào tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sau khi được mua lại.

Trường hợp doanh nghiệp mới vẫn sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cũ và chỉ thay đổi tên hoặc thông tin đăng ký, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cập nhật, thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

Trường hợp công ty cũ đã giải thể, chấm dứt hoạt động và trả lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty mới không được tiếp tục sử dụng mã số mã vạch của doanh nghiệp cũ mà phải thực hiện đăng ký mã số mã vạch mới.

Doanh nghiệp không nên tự ý chuyển nhượng hoặc sử dụng mã số doanh nghiệp GS1 khi chưa hoàn tất các thủ tục liên quan.

 

6. Doanh nghiệp đã có mã số doanh nghiệp GS1, khi có sản phẩm mới có phải đăng ký lại không?

Doanh nghiệp đã được cấp mã số doanh nghiệp GS1, còn gọi là mã GCP, không cần đăng ký lại mỗi khi có thêm sản phẩm mới.

Doanh nghiệp có thể sử dụng quỹ mã được cấp để tự phân bổ mã số cho từng sản phẩm của mình.

Cụ thể:

• Mã GCP-10 cho phép doanh nghiệp phân bổ mã sản phẩm từ 00 đến 99.
• Mã GCP-9 cho phép doanh nghiệp phân bổ mã sản phẩm từ 000 đến 999.
• Mã GCP-8 cho phép doanh nghiệp phân bổ mã sản phẩm từ 0000 đến 9999.

Mỗi loại sản phẩm, quy cách đóng gói, dung tích, khối lượng hoặc phiên bản khác nhau cần được phân bổ một mã số riêng để tránh nhầm lẫn trong quá trình quản lý.

Sau khi phân bổ mã, doanh nghiệp cần tạo mã vạch, in lên bao bì và cập nhật thông tin sản phẩm mới lên hệ thống mã số mã vạch quốc gia trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Nếu đã sử dụng hết quỹ số được cấp, doanh nghiệp cần đăng ký thêm mã GCP mới.

7. Mã số địa điểm toàn cầu GLN là gì?

GLN là viết tắt của cụm từ Global Location Number, có nghĩa là mã số địa điểm toàn cầu.

Mã GLN được sử dụng để nhận dạng duy nhất một tổ chức, một bộ phận hoặc một địa điểm trong chuỗi cung ứng. Mỗi mã GLN có thể đại diện cho một bên, một địa điểm hoặc sự kết hợp giữa bên và địa điểm.

Các đối tượng có thể được cấp mã GLN gồm:

Pháp nhân: Có thể là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức hoặc đơn vị có tư cách pháp lý và có khả năng ký kết hợp đồng, thỏa thuận.

Bộ phận hoặc chức năng: Có thể là phòng ban, bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng, kho vận hoặc một đơn vị có nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức.

Địa điểm vật lý: Có thể là trụ sở công ty, nhà máy, kho hàng, cửa hàng, quầy giao nhận hoặc địa điểm sản xuất.

Địa điểm số: Có thể là địa chỉ điện tử được sử dụng để trao đổi dữ liệu hoặc giao tiếp giữa các hệ thống máy tính.

8. Sử dụng mã số mã vạch để quản lý nội bộ có cần đăng ký không?

Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng mã số mã vạch để quản lý hàng hóa trong nội bộ, không sử dụng mã đó để lưu thông, phân phối hoặc bán sản phẩm trên thị trường thì không bắt buộc phải đăng ký với GS1 Việt Nam.

Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống mã nội bộ phù hợp với hoạt động quản lý kho, nguyên liệu, bán thành phẩm hoặc tài sản của mình.

Đối với mã EAN-13 dùng trong nội bộ, doanh nghiệp có thể tham khảo một số dãy số đầu được khuyến nghị như:

• Từ 020 đến 029.
• Từ 040 đến 049.
• Từ 200 đến 299.

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các loại mã vạch khác không thuộc hệ thống GS1 để phục vụ việc kiểm kê và quản lý nội bộ.

Cần lưu ý không sử dụng mã nội bộ cho sản phẩm lưu thông trên thị trường nếu mã đó có thể trùng với mã chính thức của tổ chức khác.

9. Mã QR là gì và có cần đăng ký không?

Mã QR, còn gọi là QR Code, là một loại mã vạch hai chiều có khả năng lưu trữ và truyền tải nhiều thông tin hơn mã vạch một chiều thông thường.

Mã QR được phát triển tại Nhật Bản và đã được tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 18004. Tại Việt Nam, tiêu chuẩn này đã được công nhận thành tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7322.

Mã QR có một số đặc điểm nổi bật như:

• Có khả năng lưu trữ lượng thông tin lớn.
• Tiết kiệm diện tích in trên bao bì.
• Có thể mã hóa chữ, số, ký hiệu và nhiều loại ký tự khác nhau.
• Có khả năng sửa lỗi khi mã bị mờ hoặc hư hỏng một phần.
• Có thể được quét bằng điện thoại thông minh, máy quét hình ảnh hoặc hệ thống camera tự động.

Doanh nghiệp có thể sử dụng mã QR để dẫn đến website, thông tin sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, hồ sơ truy xuất nguồn gốc hoặc chương trình khuyến mãi.

Việc tạo và sử dụng mã QR thông thường là miễn phí, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký.

Tuy nhiên, nếu mã QR có chứa mã định danh thuộc hệ thống GS1 hoặc được sử dụng trong một hệ thống truy xuất nguồn gốc chuyên biệt thì doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của hệ thống đó.

10. Giấy kiểm tra chất lượng mã vạch theo ISO/IEC 15415 và ISO/IEC 15416 là gì?

Một số thị trường xuất khẩu tại châu Âu, Úc hoặc các hệ thống phân phối lớn có thể yêu cầu doanh nghiệp kiểm tra chất lượng mã vạch in trên bao bì sản phẩm. Việc kiểm tra nhằm xác định mã vạch có đủ rõ nét, đúng kích thước, độ tương phản và khả năng quét bằng thiết bị hay không.

Trong đó:

• ISO/IEC 15415 được sử dụng để đánh giá chất lượng in của mã vạch hai chiều.
• ISO/IEC 15416 được sử dụng để đánh giá chất lượng in của mã vạch một chiều.

Kết quả kiểm tra giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng mã vạch không quét được, bị từ chối tại kho hàng, siêu thị, trung tâm logistics hoặc thị trường nhập khẩu.

Tại Việt Nam, việc kiểm tra chất lượng mã vạch chưa phải là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả hàng hóa. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện nếu đối tác hoặc thị trường xuất khẩu yêu cầu.

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ đăng ký Mã số mã vạch toàn quốc

Kết luận

Trên đây là tổng hợp những câu hỏi thường gặp về mã số mã vạch trong quá trình đăng ký và sử dụng. Việc hiểu rõ các quy định liên quan sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ mã sản phẩm chính xác, cập nhật thông tin đầy đủ và hạn chế những sai sót khi đưa hàng hóa ra thị trường.

Doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký mã số mã vạch, bổ sung mã sản phẩm hoặc cần được hướng dẫn cập nhật thông tin lên hệ thống mã số mã vạch quốc gia hãy liên hệ với tuvancongbosanpham qua hotline 0969 553 303 hoặc 0969 433 033 để được tư vấn và hỗ trợ.